Tableau de bord et d'outil de pilotage quotidien

Le tableau de bord est un outil de pilotage permettant au chef d'entreprise d'avoir une vision synthétique de son activité, recentrée sur les éléments vitaux ou particulièrement sensibles.

Dans cet exemple, nous avons mis en place ce tableau de bord dans une entreprise de maintenance informatique auprès des particuliers et des professionnels. L'activité étant restante, le première priorité est de d'atteindre le point d'équilibre. La situation étant tendue, le gérant a besoin de suivre semaine par semaine l'évolution de l'activité.

Chaque entreprise est différente. Aussi, chacun de nos tableaux de bord et outils de pilotage est unique et adapté, tant dans la forme, que pour les informations mises en avant.  

Impératif : Moins de 30 minutes pour connaître la rentabilité de la semaine écoulée

Il est primordial, pour que cet outil conserve son attrait qu'il soit simple à alimenter et à exploiter. Aussi, il suffit au gérant, depuis l'extraction des données du logiciel de facturation jusqu'à l'exploitation, de 15 à 30 minutes par semaine pour avoir une vision simple et pertinente de son activité, une explication des performances économiques et une projection jusqu'à la fin de l'exercice comptable.

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Suivi, mise à jour et actualisation rapide et simple

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Tous les 2 ou 3 mois, voire tous les mois lorsque les circonstances l'exigent, nous procédons si nécessaire à la mise à jour de l'outil. Nous déterminons notamment avec l'entrepreneur les prévisions d'activité qui constitueront le fil d'Ariane à suivre pour atteindre l'objectif, qui ici consiste à atteindre l'équilibre en fin d'année.

Évidemment, le gérant peut de lui même et sans notre concours assister ses objectifs et prévisions en ajustant les variables figurant dans les cases surlignées de bleu. Dans la situation présente, nous avions convenu que le raisonnement en journée d'activité était la période la plus pertinente. A chaque entreprise nous adaptons la décomposition des objectifs.

Une synthèse en un simple coup d’œil

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Il ne faut pas plus pour que le gérant sache quasiment instantanément où la rentabilité en est, ici à l'issue de chaque semaine. De même, il visualise tout aussi rapidement quel sera le résultat en fin d'année si l'activité suit la même tendance.

Un code couleur permet d'identifier immédiatement la situation de l'activité réelle par rapport aux prévisions :

• Vert : Réalisations supérieures aux prévisions
• Orange : Réalisations aux alentours des objectifs
• Rouge : Retard important par rapport aux prévisions
• Noir : Dérive grave à traiter immédiatement

Identifier et suivre les principaux indicateurs

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Quatre indicateurs et une synthèse suffisent dans la situation présente. Et toujours le code couleur pour immédiatement identifier les éléments problématiques ou satisfaisants. Il ressort de ce simple tableau que le principal problème de cette entreprise est l'insuffisance de productivité (ratio du nombre d'heures vendues sur le nombre d'heures vendables).

Déterminez les priorités d'action

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Les écarts entre le réèl et le prévu sont valorisés en décomposant ce qui est du à la variation de la quantité (chiffre d'affaires marchandises et nombre d'heures vendues) et à la variation du prix de vente (taux de marge et prix de vente unitaire de l'heure).