Gestion Efficiente

Voici le cas rencontré par l'entreprise INFO avec laquelle nous étions déjà intervenu 2 ans auparavant pour une problématique toute différente. Dans le cas présent, il s'agissait de faire face à la dénonciation inattendue du bail commercial par le propriétaire des locaux au terme des 9 années, et donc une libération des locaux dans les 6 mois. Ce qui s'avèrent être très court !

Fiche d'identité :

Problématiques :

La société INFO sous-loue une grande surface (près de 150 m2) à une très grande entreprise à un prix défiant toute concurrence, surtout compte tenu du positionnement géographique. Ce prix avait été obtenu en raison de la vacance de nombreuses surfaces de bureaux suite aux transfert des activités d'administration tandis que la production est restée sur place.

Cette grande surface, en plus d'offrir un cadre aéré, permet à la société INFO d'accueillir les intervenants ponctuels au gré des missions à effectuer, nécessitant parfois de regrouper sur 3 ou 4 jours, 5 voire 10 informaticiens.

Mais en raison de la cession du parc immobilier à une société de crédit-bail et donc d'une nouvelle stratégie, la société INFO s'est vu notifié 6 mois avant l'expiration du bail son non-renouvellement.

Situation :

• Les locaux sont faciles d'accès et bien desservi par les transports en commun
• Monsieur et madame PIXEL habitent à 1h30 et viennent à 2 véhicules en raison d'horaires décalés et de la nécessité de s'occuper de leur enfant de 4 ans
• A budget équivalent, les surfaces disponibles sont 4 fois inférieures
• Le gérant est inquiet. Le hasard faisant que 80% du chiffre d'affaires est réalisé auprès de clients se situant à 2 km à la ronde et des habitudes de travail se sont construites sur cette proximité géographique
• Effectuant des semaines de 70 heures, monsieur PIXEL ne voit pas comment il va pouvoir gérer le déménagement et s'inquiète de l'impact sur son activité du temps productif perdu.

Ce que nous avons proposé :

Aux vues des conditions de travail, des desideratas plus personnels sur l'organisation de leurs vies privés, de l'impossibilité de trouver une surface suffisante sans déséquilibrer la santé financière de l'entreprise, nous proposons les solutions suivantes :

• Après une première étude de faisabilité, nous proposons à monsieur et madame PIXEL au gérant et à sa compagne de devenir propriétaire en province à moins de 2h00 de leur "futur-ancien" local via une SCI qui se porterait acquéreuse d'un corps de bâtiments abritant une partie habitation et une autre partie professionnelle qui serait louée à la société INFO
• Après une étude de faisabilité, mettre en place des solutions de télétravail et de télécollaboration via les nouvelles technologies avec les 2 salariés et des intervenants extérieurs
• Anticiper l'impact économique et commercial auprès des clients sur un déménagement et préparer des actions de communications/commerciales afin de les rassurer/fidéliser

Actions entreprises :

Après acceptation de notre plan d'actions, nous avons pour le compte de la société INFO, de monsieur et madame PIXEL, en collaboration avec son expert-comptable et son avocat nous avons donc entrepris un certains nombre d'actions, comme l'aurait fait un directeur administratif et financier dans une grande entreprise :

Acquisition du bien immobilier

• Définition du cahier des charges
• Établissement du business plan
• Recherche et obtention du financement
• Constitution de la SCI
• Rédaction du contrat de bail entre la SCI et la société INFO

Déménagement

• Chiffrage et budgétisation
• Organisation et planification
• Choix des prestataires

Télétravail et télécollaboration

• Validation des solutions techniques
• Mise en place des outils de contrôle et de suivi

Bilan 3 mois après le déménagement

Ravis  de leur nouvelle situation géographiques, monsieur et madame PIXEL estiment profiter pleinement de la nouvelle organisation. De lui-même, le gérant avoue limiter ses déplacements sur la région parisienne, et sans que cela, contrairement à ses craintes, ne semble perturber les clients.

Toutefois, il a fallut gérer un imprévu. L'un des salariés, celui que tous nous pensions comme étant le plus autonome, a eu beaucoup de difficulté avec le télétravail. Après une dégradation rapide des relations, il a été décidé de lui offrir la possibilité de travailler au sein des nouveaux locaux. Suite au refus de cette proposition, une collaboration de 6 ans s'est malheureusement achevée. Après avoir tenté de se passer de collaborateur pendant 2 mois, le remplacement a été décidé.

Quand bien même la rentabilité de l'entreprise a souffert de par les coûts liés au déménagement et à la problématique du salarié défaillant, quand bien même pour les années suivantes les résultats attendus seront inférieurs, le nouveau loyer étant supérieur de 35% à l'ancien, au final, le bilan de l'opération est positif. Monsieur et madame PIXEL se constituent un patrimoine immobilier financé aux 2/3 par l'entreprise, ils économisent 350 € par mois sur le loyer de leur habitation et 450 € de frais de garde et de transport.

Important !

Certaines de nos missions se déroulent dans des contextes difficiles, pouvant conduire à des décisions graves, des modifications profondes de nature à inquiéter, à troubler ou à modifier, souvent à tort, les relations avec les collaborateurs, les clients, les fournisseurs, les confrères et autres partenaires des entrepreneuses et des entrepreneurs qui nous font confiance. Pour l'avoir vécu, nous ne pouvons que constater que la simple information qu'une entreprise fait appel à nos services peut se révéler être une information sensible.

Aussi, nous nous engageons à faire preuve d'une grande discrétion et d'une vigilance sans faille. Et il ne s'agit pas d'une simple posture, mais d'une nécessité.

Toutes les informations identifiantes sont donc "fausses" (raison sociale, noms et prénoms de nos interlocuteurs, localisation, voire même activité si celle-ci est singulière) et publiées avec l'accord des protagonistes concernés.

Merci de votre compréhension