Suppléer le départ de l'assistante administrative et former à la comptabilité

Élément central du fonctionnement de la majorité des TPE, l'assistante (et oui, c'est ainsi, nous n'avons encore jamais rencontré "d'assistant") administrative (ou secrétaire comptable, ou secrétaire commerciale, etc.) est le point fixe de l'organisation. Passent par elle la majorité des informations officielles et officieuses de la vie de l'entreprise. Elle est souvent la mémoire de l'entreprise dans les détails de fonctionnements.

Mais que se passe-t-il lorsque n'est plus en mesure d'assurer sa mission, d'organiser le planning des techniciens, traiter avec les fournisseurs, transmettre les éléments à l'expert-comptable, répondre au téléphone, gérer les besoins avec l'agence d'intérim, et ainsi de suite ?

Fiche d'identité :

Problématiques :

Certes efficace, travailleuse et organisée, Mlle GAZ est malheureusement une personne d'humeur inconstante. Monsieur FLAMME s'accommodait de la situation jusqu'à un accrochage verbal assez marqué, suivi d'un arrêt maladie dès le lendemain, puis d'une démission. Pour palier à l'urgence, M.FLAMME demande à sa compagne, Mlle FEU, cuisinière sans emploi, de bien vouloir au moins s'occuper du traitement des appels et de "ce qu'elle peut".

Nous étions intervenus 15 mois plus tôt pour la mise en place de solutions de pilotage (tableau de bord, gestion des chantiers et appels d'offre). Et, sans fausse modestie, nous avions émis certaines préconisations pour réduire sa dépendance exagérée envers Mlle GAZ. Naturellement, nos propositions... restèrent des propositions... Quoiqu'il en soit, M.FLAMME requiert notre concours pour "dépatouiller" les choses afin que sa compagne puisse assurer l'essentiel le temps de procéder à l'embauche d'un(e) remplaçant(e). Par ailleurs, M.FLAMME nous demande notre concours pour le choix, la sélection et le recrutement.

Après diverses péripéties et compte-tenu de certaines circonstances, il a été décidé que la meilleure des solutions serait que Mlle FEU prenne le poste. En effet, au delà des problématiques des couples travaillant ensemble, cela apportait des réponses à :

• la fin prochaine des droits "chômage" de Mlle FEU
• la difficulté de M.FLAMME d'accorder sa confiance à nouveau à une tierce personne
• l'avantage inégalable que le salaire ne soit plus reversé à un tiers, mais qu'il profite au couple

Contraintes

• Angoisses de Mlle FEU s'estimant peu qualifiée car ne possédant qu'un BEP cuisine
• Totale méconnaissance de Mlle FEU du domaine administratif et comptable
• Urgence de la situation

Ce que nous avons proposé :

• Immédiatement : Recrutement d'un stagiaire étudiant en DUT GEA sur 2,5 mois
• Sous 3 semaines : Une remise à plat de l'administratif pour plus d'efficacité, de simplicité et de souplesse
• Pendant cette période de 3 semaines : Constitution d'un dossier de prise en charge de la formation
• Dès obtention de l'accord de financement : Un plan de formation à la comptabilité, la vie des entreprises, les règles commerciales sur 36 demi-journées étalées sur 2 mois
• Par la suite : Une assistance et un suivi à l'issue de la période de formation d'une demi-journée toutes les semaines sur 1 mois, puis tous les 15 jours pendant 2 mois et enfin tous les mois sur 7 mois.

Actions entreprises :

Voici le programme de formation mis en place (document au format PDF) :

Bilan après 12 mois

Satisfaction de M.FLAMME et Mlle FEU, qui s'est avérée être une "élève" impliquée, une fois rassurée sur notre approche pédagogique, très peu de théorie et beaucoup de mise en situation appliquée à la situation de SARL FLAMME. De plus, l'expert-comptable a parfaitement exécuté son rôle d'accompagnement en s'adaptant à la progression de la technicité de Mlle FEU.

Naturellement, M.FLAMME a du lui aussi adapter son approche, ne pouvant exiger de Mlle FEU la même efficacité que celle requise auprès des assistantes précédentes, bien plus expérimentées. Toutefois, après 4 mois, un nouvel équilibre de fonctionnement s'est mis en place. 

Important !

Certaines de nos missions se déroulent dans des contextes difficiles, pouvant conduire à des décisions graves, des modifications profondes de nature à inquiéter, à troubler ou à modifier, souvent à tort, les relations avec les collaborateurs, les clients, les fournisseurs, les confrères et autres partenaires des entrepreneuses et des entrepreneurs qui nous font confiance. Pour l'avoir vécu, nous ne pouvons que constater que la simple information qu'une entreprise fait appel à nos services peut se révéler être une information sensible.

Aussi, nous nous engageons à faire preuve d'une grande discrétion et d'une vigilance sans faille. Et il ne s'agit pas d'une simple posture, mais d'une nécessité.

Toutes les informations identifiantes sont donc "fausses" (raison sociale, noms et prénoms de nos interlocuteurs, localisation, voire même activité si celle-ci est singulière) et publiées avec l'accord des protagonistes concernés.

Merci de votre compréhension